Organiser un événement

Informations utiles et divers règlements à prendre en compte pour l'organisation d'une manifestation.

Organisation de manifestation

Toute manifestation publique sur le territoire communal est soumise à autorisation municipale. Cette demande concerne :

• toute manifestation souhaitant proposer à la vente des boissons alcooliques, des denrées alimentaires ou des objets usuels,
• toute manifestation ayant lieu sur le domaine public, ou ayant un impact sur la voie publique (fermeture de route, parkings provisoires, etc.),
• toute manifestation, privée ou publique, qui prévoit une diffusion sonore, des appareils à laser ou des feux d'artifice soumis à un règlement.
• toute manifestation ayant lieu sur des zones de culture, de forêt, sur ou aux abords du lac.

Exemples :

• Lotos et tombolas
• Repas de soutien
• Kermesse, bal, fête de quartier
• Concert, spectacle (gratuit ou payant)
• Cortège
• Brocante, vide-grenier
• Marché, foire
• etc.

Si vous désirez faire une demande d'autorisation pour votre manifestation, merci de bien vouloir prendre contact avec le Service des Manifestations qui se fera un plaisir de vous guider et de vous conseiller.

Afin de simplifier les échanges et de mieux centraliser les informations, le service reste votre unique interlocuteur pour la Commune de Rolle, de la naissance de votre projet jusqu'à sa réalisation. Il est en charge des missions suivantes :

• la coordination entre les organisateurs et les divers services communaux  (voirie, concierges, police, etc.),
• le lien entre les organisateurs de manifestation et la Municipalité de Rolle,
• la centralisation de toutes les informations des demandes d'autorisation,
• la gestion des documents officiels propres à chaque manifestation (autorisation municipale, permis temporaire de vente d'alcool, etc.),

Selon l'ampleur de votre manifestation, notre service peut exiger un délai d'une année pour le dépôt d'une demande d'autorisation. Il est donc indispensable de nous contacter suffisamment à l'avance pour réserver les dates de votre manifestation.

Pour rappel, l'organisateur est tenu de contracter une assurance en responsabilité civile spécifique à la manifestation. Il s'engage en outre à respecter toutes les réglementations en vigueur (normes de prévention incendie, protection de la jeunesse, règles d'hygiène, règles de circulation et de navigation, etc.). L'organisateur est aussi responsable des déchets générés par sa manifestation. Selon le point 5 "Taxes spéciales pour prestations particulières" de la Directive communale en matière de gestion des déchets, les coûts de gestion de ces déchets seront refacturés au poids par la Commune de Rolle au prix coutant.

L'autorisation de manifestation ne sera délivrée par la Municipalité de Rolle que sous les conditions suivantes :

• réception de la demande en ligne d'autorisation cantonale de manifestation POCAMA (ce formulaire comprend aussi la demande de permis temporaire de boissons alcooliques)
• préavis favorable des services cantonaux sur la base de cette demande
• réception des différents formulaires communaux de demande de matériel ou demande de subvention
• préavis favorable des services communaux concernés.

En cas d'acceptation de votre projet de manifestation par la Municipalité, un courrier vous sera alors envoyé comprenant :

• l'autorisation municipale de manifestation
• la synthèse d'autorisation délivrée par le Bureau des manifestations du Canton de Vaud (comprenant les éventuelles restrictions ou exigences au niveau cantonal)
• le permis temporaire de vente de boissons alcooliques (si demandé)
• l'autorisation de loto ou tombola (si demandé)

Nous nous tenons à votre disposition en cas de question ou demande de renseignements.

© Comité Fête à Rolle 2017